Enterprise Resource Planning (ERP)E-Bussines 

Sejarah, konsep dan penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Sejarah

Enterprise Resource Planning (ERP) berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang sebelumnya sudah terlebih dahulu. Sistem ini akan menghandle semua proses dari mulai manufaktur sampai ke pencatatan akutansi perusahaan. proses tersebut meliputi pengadaan bahan baku, logistik,  persediaan (inventory), distribusi, pengapalan dan invoice).  Dengan kata lain sistem ini akan menghandle semua proses bisnis suatu perusahaan dari mulai pengadaan bahan baku sampai pencataan perusahaan termasuk di dalamnya sumber daya manusia.

Konsep Dasar ERP

Enterprise resource planning (ERP) merupakan sistem informasi yang biasanya seering digunakan bagi perusahan manufaktur dan jasa. Sistem tersebut akan berperan besar untuk mengintegrasikan dan otomatisasi semua proses bisnis di dalamperusahaan tersebut.

Dalam beberapa hal ERP juga sering disebut sebagai Back Office System, hal ini dapat terlihat dari cara kerja sistem tersebut tidak melibatkan pelanggan dan publik secara umum. Berbeda halnya dengan Front Office System yang langsung berhadapan dengan pelanggan. dalam hal tersebut biasannya menggunakan sistem e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Jadi kesimpulannya Enterprise resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang disusun dan diberikan ke dalam sistem informasi yang mendukung operasi dan transaksi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan yang meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu

1. Sistem Financial

2. Sistem Distribusi

3. Sistem Manufaktur

4. Sistem Human Resource

Beberapa Contoh penggunaan sistem ERP komersial antara lain: program SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards.

Keuntungan Penggunaan ERP

a. Integrasi data keuangan

Dalam suatu perusahaan penggunaan ERP dapat melakukan pencataan  data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

b. Standarisasi Proses Operasi

Melakukan standarisasi proses bisnis melalui pengimplementasian best practice sehingga akan terjadi peningkatan produktivitas perusahaan dan peningkatan kualitas produk

c. Standarisasi Data dan Informasi

Dapat melakukan standarisasi data dan informasi melalui pelaporan yang seragam. Biasanya sangat efektif dugunakan untuk perusahaan besar. karena biasanya terdiri dari banyak unit business dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

d. Keuntungan yang bisa diukur

– Penurunan inventori

– Penurunan tenaga kerja secara total

– Peningkatan service level

– Peningkatan kontrol keuangan

– Penurunan waktu dalam pengolahan infomasi

Kelebihan ERD

Alasan Memilih ERP

a. Latar Belakang

⊕ Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk

⊕ ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain

⊕ Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat

⊕ Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang diperoleh dari penerapan tersebut yaitu merupakan hasil dari persiapan dan implementasi yang baik.

⊕ Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’

⊕ Secara garis besar, tidak semua ERP sama kemampuannya dan dapat digunakan dalam suatu perusahaan. Bahkan dalam memilih ERP tidaklah mudah,  pemilihan ERP yang salah akan menjadi bencana yang besar karena membutuhkan biaya yang mahal dan waktu yang lama.

b. Syarat sukses memilih ERP  yaitu Pengetahuan dan Pengalaman

⊕ Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar

⊕ Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan

⊕ Dalam penerapan ERP dibutuhkan pengalaman dari pengambil keputusan. karena jika tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan

⊕ Dan sebalikanya Pengalaman tanpa adanya pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya/terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup

Aktivitas Dalam Pemilihan ERP

a. Analisa Strategi Usaha

⊕ Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

⊕ Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

⊕ Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

⊕ Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?

⊕ Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

⊕ Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

⊕ Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

b. Analisa Sumberdaya Manusia

⊕ Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?

⊕ Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yang akan menggunakannya?

⊕ Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

⊕ Apa yang diharapkan para calon user terhadap ERP?

⊕ Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dengan tim?

⊕ Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan?

c. Analisa Infrastruktur

⊕ memahami dan menganalisa kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)

⊕ Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

⊕ Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

d. Analisa Perangkat Lunak

⊕ Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?

⊕ Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari

⊕ Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia

⊕ Apakah perabgkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

Penerapan ERP

Berikut ini poin-poin yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam implementasi ERP:

⊕ ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua SDM dan bagian-bagian lainnya yang akan terpengaruh oleh adanya penerapan ERP harus terlibat dan memberikan dukungan

⊕ ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan dalam pengimplementasian ERP yaitu untuk meningkatkan daya saing perusahaan  secara global.

⊕ Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada hal-hal tertentu yang harus diketahui untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya

Sebab-sebab Gagalnya penerapan ERP

Dalam penerapan ERP biasanya sering terjadi kegagalan ERP. hal itu biasanya ditandai hal-hal sebagai berikut:

⊕ Kurangnya komitmen top management

⊕ Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

⊕ Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

⊕ Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

⊕ Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

⊕ Kesalahan penghitungan waktu implementasi

⊕ Tidak cocoknya software dengan business process

⊕ Kurangnya training dan pembelajaran

⊕ Cacatnya project design & management

⊕ Kurangnya komunikasi

⊕ Saran penghematan yang menyesatkan

Demikian artikel terkait materi kuliah yang berjudul “Sejarah, konsep dan penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)”. Untuk dapat mendapatkan materi terkait E-Bussines secara lengkap, dapat didownload melalui link berikut Matkul E-Bussines Semoga bermanfaat

Related posts

Leave a Comment